Poradnik planowania

Jak zbierać dyspozycyjność pracowników?

Ustal jeden sposób zgłaszania dni i godzin, jeden termin oraz zasady późniejszych zmian. Dzięki temu układanie grafiku zaczyna się od czytelnych deklaracji.

Sześć kroków przed ułożeniem grafiku

  1. Ustal miesiąc i termin zebrania odpowiedzi

    Przekaż zespołowi, jakiego okresu dotyczy zbieranie i do kiedy oczekujesz deklaracji. Termin powinien pozostawić czas na wyjaśnienie braków i przygotowanie grafiku.

  2. Rozdziel trzy odpowiedzi

    Poproś o oznaczenie dostępności całodniowej, konkretnych godzin albo niedostępności. Nie traktuj pustych pól jak zgody na dowolną zmianę.

  3. Zbieraj godziny z datami

    „Wieczorem” jest nieprecyzyjne. „27 listopada od 18:00 do 28 listopada do 02:00” pozwala ocenić nocną zmianę. Korzystaj ze strefy czasowej firmy.

  4. Sprawdź kompletność deklaracji

    Oddziel osoby, które podały niedostępność, od tych, które nie odpowiedziały. W tipsei uprawniona osoba może wyświetlić pracowników z nieuzupełnionymi dniami.

  5. Zamknij zbieranie i ustal sposób korekt

    Po zakończeniu zbierania pracownik nie powinien zmieniać danych bez ustalonej procedury. W tipsei zamknięty miesiąc blokuje edycję własnej dostępności; korekta przez managera wymaga osobnego uprawnienia.

  6. Dopiero teraz przypisuj zmiany

    Porównaj deklaracje z godzinami wydarzenia, obsadą według ról i innymi przydziałami. Częściowa dostępność nie zapewnia pokrycia całej zmiany.

Przykładowa wiadomość do zespołu

Proszę o uzupełnienie dostępności na grudzień do 20 listopada. Dla każdego dnia wybierz cały dzień, konkretne godziny lub niedostępność. Przy godzinach przez północ podaj obie daty. Po zamknięciu zbierania zgłaszaj potrzebę korekty managerowi. Podana dostępność służy przygotowaniu grafiku — nie oznacza jeszcze przydzielenia zmiany.

Daty w przykładzie są ilustracyjne. Dopasuj je do procesu planowania w swojej firmie.

Arkusz, formularz czy aplikacja?

Arkusz lub formularz

Ustal jednolity format dni i godzin, uprawnienia dostępu oraz sposób zbierania korekt. Sprawdź, czy nie udostępniasz całemu zespołowi danych, których nie potrzebuje.

Dostępność w tipsei

Deklaracje są powiązane z kontem pracownika i miesiącem. Manager korzysta z nich bezpośrednio w planerze, a zamknięcie zbierania porządkuje późniejsze korekty.

Zobacz funkcję zbierania dostępności

Od dostępności do gotowej obsady

Uporządkuj zbieranie dostępności w swoim zespole

Zapytaj o tipsei